Class 6–10 · English Grammar · Telugu Medium
Letter & Email
Writing Basics
లేఖ & ఇమెయిల్ రాయడం
1
Topic Introduction పరిచయం
📜 What is a Letter? (లేఖ అంటే ఏమిటి?)
A letter is a written message sent from one person (or organisation) to another. Letters follow a fixed format with specific parts — a sender’s address, date, salutation, body, and closing. Letters can be formal (official) or informal (personal/friendly).
లేఖ అంటే ఒక వ్యక్తి మరొకరికి నిర్దిష్ట ఆకృతిలో రాసే సందేశం. లేఖలో పంపినవారి చిరునామా, తేదీ, అభివాదం, విషయం మరియు ముగింపు ఉంటాయి. లేఖలు అధికారిక (ప్రధానోపాధ్యాయుడికి, కలెక్టర్కు) మరియు అనధికారిక (స్నేహితుడికి, అమ్మకు) అని రెండు రకాలు.
📧 What is an Email? (ఇమెయిల్ అంటే ఏమిటి?)
An email (electronic mail) is a digital message sent over the internet. It follows a similar structure to a formal letter but includes a Subject line, To, CC, and BCC fields. Emails are faster, paperless, and widely used in schools, offices, and government today.
ఇమెయిల్ అంటే ఇంటర్నెట్ ద్వారా పంపే డిజిటల్ సందేశం. ఇందులో “To,” “Subject,” “CC” వంటి ప్రత్యేక భాగాలు ఉంటాయి. ఈ రోజుల్లో పాఠశాలలు, కార్యాలయాలు అన్ని చోట్లా ఇమెయిల్ వాడతారు.
🌟 Why is this topic important? (ఇది ఎందుకు ముఖ్యమైనది?)
- Board Exams (Class 6–10): Letter writing carries 5–8 marks in every AP/Telangana English paper — it is one of the highest-scoring topics.
- Real Life: You will write letters to principals, doctors, collectors, and editors throughout your life.
- Career: Job applications, official complaints, and business emails all follow these formats.
- Scholarship Applications: Many government scholarships (like NMMS, BC/SC scholarships) require a formal letter or email.
💡 తెలుసా? లేఖ రాయడం నేర్చుకుంటే పరీక్షలో ఆ మార్కులు సులభంగా పొందవచ్చు — ఆకృతి సరిగ్గా ఉంటే సగం మార్కులు వస్తాయి!
2
Key Concepts Table ముఖ్యమైన పదాలు
| English Term | Telugu Meaning (తెలుగు అర్థం) | Example / Use |
|---|---|---|
| Salutation | అభివాదం (ప్రారంభ పలకరింపు) | “Respected Sir,” / “Dear Ravi,” |
| Formal Letter | అధికారిక లేఖ | Letter to Principal, Editor, or Collector |
| Informal Letter | అనధికారిక లేఖ (వ్యక్తిగత లేఖ) | Letter to a friend, parent, or relative |
| Subject Line | విషయం (Subject) | “Sub: Request for Leave” / “Subject: Application” |
| Complimentary Close | ముగింపు శుభాకాంక్ష | “Yours faithfully,” / “Yours lovingly,” |
| CC (Carbon Copy) | కార్బన్ కాపీ (అదనపు గ్రహీత) | CC: headmaster@school.edu (Email only) |
| Signature | సంతకం / పేరు | Ravi Kumar, Class 9-A, Roll No. 12 |
3
Rules & Explanation నియమాలు & వివరణ
Rule 1 — The 7 Parts of a Formal Letter
Every formal letter has exactly seven parts — learn them in order!
A formal letter must have all seven parts arranged in the correct order. Missing any part — especially the Subject line or Salutation — will cost marks in the Board exam.
అధికారిక లేఖలో నిర్దిష్టంగా ఏడు భాగాలు ఉండాలి. ఒక్క భాగం మిస్ అయినా పరీక్షలో మార్కులు పోతాయి. క్రమాన్ని బట్టి నేర్చుకోవాలి.
① Sender’s Address
12, River View Colony, Ongole – 523 001, Andhra Pradeshపంపినవారి చిరునామా
② Date
15th May, 2025 (Day + Month + Year)తేదీ — పదాల్లో రాయాలి
③ Receiver’s Address
The Headmaster, Zilla Parishad High School, Ongole – 523 001గ్రహీత చిరునామా
④ Subject
Sub: Request for Leave of Absenceవిషయం — ఒక్క వాక్యంలో
⑤ Salutation
Respected Sir,అభివాదం
⑥ Body
I am writing to respectfully request two days’ leave…
[Para 1 — Reason] [Para 2 — Request] [Para 3 — Closing line]విషయ వివరణ — 2–3 పేరాలు
[Para 1 — Reason] [Para 2 — Request] [Para 3 — Closing line]విషయ వివరణ — 2–3 పేరాలు
⑦ Close & Sign
Yours obediently,
Ravi Kumar
Class 9-A, Roll No. 12ముగింపు + సంతకం + తరగతి వివరాలు
Ravi Kumar
Class 9-A, Roll No. 12ముగింపు + సంతకం + తరగతి వివరాలు
Rule 2 — Formal vs Informal Letter: Key Differences
The type of letter changes everything — format, language, and closing
Formal letters are written to officials, institutions, or strangers. Informal letters are written to friends, family, and known people. The format, language, and closing change completely between the two types.
అధికారిక లేఖలు అధికారులకు, సంస్థలకు రాస్తారు. అనధికారిక లేఖలు స్నేహితులకు, కుటుంబానికి రాస్తారు. రెండింటి ఆకృతి, భాష మరియు ముగింపు పూర్తిగా వేరుగా ఉంటాయి.
| Feature (లక్షణం) | Formal Letter 🏛️ | Informal Letter 💬 |
|---|---|---|
| Written To (గ్రహీత) | Principal, Editor, Officer | Friend, Relative, Parent |
| Salutation (అభివాదం) | Respected Sir / Dear Madam | Dear Ravi / My dear Amma |
| Language (భాష) | Formal, polite, no slang | Friendly, casual, warm |
| Subject Line | ✅ Compulsory (అవసరం) | ❌ Not required |
| Sender’s Address | ✅ Full address required | ✅ But can be shorter |
| Closing (ముగింపు) | Yours faithfully / sincerely | Your loving friend / With love |
| Body Tone (స్వరం) | Objective, respectful | Personal, emotional |
Rule 3 — Email Format: The 6 Essential Fields
Emails follow the same spirit as formal letters but with digital fields
Every formal email must have: a clear To address, a Subject line, a proper Salutation, a structured Body, a closing, and a Signature. Never send a formal email without a Subject line — it is like writing a letter without a title.
అధికారిక ఇమెయిల్లో “To” చిరునామా, “Subject” విషయం, అభివాదం, విషయ వివరణ, ముగింపు మరియు సంతకం ఉండాలి. Subject లైన్ లేకుండా ఇమెయిల్ పంపకూడదు — అది టైటిల్ లేని లేఖ లాంటిది.
To:principal@zphs-ongole.edu.in
CC:classmaster@zphs-ongole.edu.in
Sub:Request for Leave — Ravi Kumar, Class 9-A
Respected Sir,
I am Ravi Kumar, a student of Class 9-A (Roll No. 12) at Zilla Parishad High School, Ongole.
I am writing to respectfully request two days’ leave (16th and 17th May 2025) as I have to attend my elder sister’s wedding ceremony in our native village near the Krishna river.
I assure you that I will complete all missed classwork promptly upon my return. I kindly request your kind approval.
Yours obediently,
Ravi Kumar
I am Ravi Kumar, a student of Class 9-A (Roll No. 12) at Zilla Parishad High School, Ongole.
I am writing to respectfully request two days’ leave (16th and 17th May 2025) as I have to attend my elder sister’s wedding ceremony in our native village near the Krishna river.
I assure you that I will complete all missed classwork promptly upon my return. I kindly request your kind approval.
Yours obediently,
Ravi Kumar
Subject Line — Good Example ✅
“Sub: Request for Three Days’ Leave — Sita Devi, Class 8-B“
Subject లైన్ — పేరు, తరగతి, విషయం స్పష్టంగా ఉండాలి.
Subject Line — Vague Example ❌
“Sub: Leave” — Too short! Always mention who is writing and why.
చాలా చిన్నగా ఉంది — Subject లైన్ స్పష్టంగా ఉండాలి.
Rule 4 — Correct Salutations & Closings
The wrong salutation or closing immediately shows poor format — and costs marks
The salutation and closing must MATCH each other. If you use “Dear Sir” (semi-formal), close with “Yours sincerely.” If you use “Respected Sir” (full formal), close with “Yours faithfully” or “Yours obediently.” For informal letters, use warm, personal closings.
అభివాదం మరియు ముగింపు ఒకదానికొకటి సరిపోవాలి. “Respected Sir” తో మొదలుపెట్టి “Yours faithfully” తో ముగించాలి. తప్పు జోడింపు పరీక్షలో మార్కులు తగ్గిస్తుంది.
| Situation (సందర్భం) | Salutation | Closing |
|---|---|---|
| Letter to Principal / Collector | Respected Sir / Respected Madam | Yours obediently, / Yours faithfully, |
| Letter to Editor (newspaper) | Dear Sir, / To the Editor, | Yours faithfully, |
| Letter to a known official | Dear Sir, / Dear Mr. Sharma, | Yours sincerely, |
| Letter to a close friend | Dear Ravi, / My dear Sita, | Your loving friend, / With love, |
| Letter to parents / grandparents | My dear Amma, / Dear Nanna, | Your loving son/daughter, |
| Formal Email | Respected Sir, / Dear Madam, | Yours sincerely, / Regards, |
Rule 5 — Writing the Body: 3-Paragraph Structure
The body of every letter or email should have exactly three paragraphs
Para 1: Introduce yourself and state your purpose. Para 2: Give full details, reasons, or explanation. Para 3: Make your request/conclusion and thank the reader. Never mix all ideas in one paragraph.
విషయ వివరణలో మూడు పేరాలు ఉండాలి: 1వ పేరా — పరిచయం & ఉద్దేశం, 2వ పేరా — వివరాలు, 3వ పేరా — విజ్ఞప్తి & ధన్యవాదాలు. అన్నింటినీ ఒకే పేరాలో రాయకూడదు.
Para 1 — Introduction & Purpose (పరిచయం)
“I am Ravi Kumar, a student of Class 9-A at ZPHS Ongole. I am writing to respectfully request a leave of absence…”
మొదట మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసుకోండి, తర్వాత లేఖ రాయడానికి కారణం చెప్పండి.
Para 2 — Details & Reason (కారణాలు)
“My sister’s wedding ceremony is scheduled for 16th and 17th May in our native village near the Krishna river. Therefore, I am unable to attend school on those days…”
రెండవ పేరాలో పూర్తి వివరాలు, కారణాలు, తేదీలు రాయండి.
Para 3 — Request & Closing (విజ్ఞప్తి)
“I, therefore, humbly request you to kindly grant me leave for two days. I assure you that I will complete all missed work. I shall be grateful for your kind consideration.”
మూడవ పేరాలో మీ విజ్ఞప్తి మళ్ళీ చెప్పండి, కృతజ్ఞతలు తెలపండి.
Rule 6 — Letter vs Email: What Changes & What Stays the Same
A formal email is a letter in digital format — same rules, different fields
The body, salutation, and closing of a formal email are identical to a formal letter. The difference is that in an email: the To/CC/BCC fields replace the receiver’s address, and the Subject line is typed in the email field — not in the body. You do NOT write your postal address in an email.
అధికారిక ఇమెయిల్లో విషయ వివరణ, అభివాదం, ముగింపు అధికారిక లేఖ లాగే ఉంటాయి. తేడా ఏమిటంటే: ఇమెయిల్లో “To” ఫీల్డ్ గ్రహీత చిరునామాకు బదులు వస్తుంది. పోస్టల్ చిరునామా ఇమెయిల్లో రాయనవసరం లేదు.
📜 Formal Letter
- Sender’s postal address
- Date (written out)
- Receiver’s postal address
- Subject line in body
- Salutation → Body → Close
- Handwritten / typed signature
📧 Formal Email
- To: email address
- CC: (if needed)
- Subject: in the email field
- Salutation → Body → Close
- Digital signature + designation
- No postal address needed
4
Detailed Examples వివరణాత్మక ఉదాహరణలు
📌 Note: Each example shows a key sentence/phrase from a letter or email, with its Telugu translation and grammar note. ప్రతి ఉదాహరణ లేఖ లేదా ఇమెయిల్లో ఉపయోగించే ముఖ్యమైన వాక్యం.
FORMAL LETTER
Example 1 — Opening a Formal Letter
I am Ravi Kumar, a student of Class 9-A, Roll No. 12, studying at Zilla Parishad High School, Ongole.
నేను రవి కుమార్, జిల్లా పరిషత్ ఉన్నత పాఠశాల, ఒంగోలులో 9-A తరగతి చదువుతున్నాను, రోల్ నం. 12.
📝 Grammar Note: First sentence of Para 1 — introduce yourself with name, class, roll number, and school. Always use full school name.
FORMAL LETTER
Example 2 — Stating Purpose
I am writing to respectfully request your kind permission to participate in the District Science Olympiad to be held in Ongole on the twentieth of July.
జూలై ఇరవయ్యవ తేదీన ఒంగోలులో జరుగబోయే జిల్లా సైన్స్ ఒలంపియాడ్లో పాల్గొనడానికి మీ అనుమతిని వినయంగా కోరుతున్నాను.
📝 Grammar Note: “I am writing to request” — formal purpose statement. Dates written in full words (“twentieth of July,” not “20/7”).
FORMAL LETTER
Example 3 — Giving Reason
The drinking water facilities at our school near the Krishna river area are wholly inadequate, causing significant inconvenience to students during summer months.
కృష్ణా నది ప్రాంతంలో మా పాఠశాలలో తాగునీటి సదుపాయాలు పూర్తిగా సరిపోవు, వేసవిలో విద్యార్థులకు చాలా ఇబ్బంది కలుగుతోంది.
📝 Grammar Note: Para 2 detail sentence — use “wholly inadequate” not “very bad.” Formal adjectives elevate the letter quality.
FORMAL LETTER
Example 4 — Making a Request (Closing Para)
I, therefore, humbly request you to kindly look into this matter and take the necessary steps at the earliest convenience.
కాబట్టి, ఈ విషయాన్ని పరిశీలించి అత్యంత త్వరగా అవసరమైన చర్యలు తీసుకోవాలని వినయంగా కోరుతున్నాను.
📝 Grammar Note: “humbly request” + “earliest convenience” — standard formal request formula used in the final paragraph.
INFORMAL LETTER
Example 5 — Informal Opening
My dear Sita, It has been a long time since I last wrote to you! How are you and your family in Vijayawada? I hope everyone is in good health.
నా ప్రియమైన సీతా, నేను నీకు రాసి చాలా కాలమైంది! విజయవాడలో నీవు మరియు నీ కుటుంబం ఎలా ఉన్నారు? అందరూ ఆరోగ్యంగా ఉన్నారని ఆశిస్తున్నాను.
📝 Grammar Note: Informal opening — warm, personal, asks about family. No subject line needed. No “Respected” salutation.
INFORMAL LETTER
Example 6 — Informal Closing
Please do write back soon. I am eagerly waiting for your reply. Give my love to Aunty and Uncle. Your loving friend, Ravi.
దయచేసి త్వరగా జవాబు రాయి. నేను నీ జవాబు కోసం ఆసక్తిగా ఎదురుచూస్తున్నాను. అత్తయ్య మరియు మావయ్యకు నా ప్రేమలు చెప్పు. నీ ప్రేమగల స్నేహితుడు, రవి.
📝 Grammar Note: Informal closing — “Your loving friend” instead of “Yours faithfully.” Personal, warm tone throughout.
EMAIL
Example 7 — Email Subject Line
Sub: Application for Duplicate Mark Sheet — Sita Reddy, Class 10-B, Roll No. 24, ZPHS Ongole
విషయం: డూప్లికేట్ మార్క్ షీట్ కోసం దరఖాస్తు — సీత రెడ్డి, 10-B, రోల్ నం. 24, ZPHS ఒంగోలు.
📝 Grammar Note: Subject line should mention: purpose + name + class + school. A clear subject line ensures faster response.
EMAIL
Example 8 — Email Signature Block
Yours sincerely,
Meena Lakshmi
Class 8-A, Roll No. 07
Zilla Parishad High School, Ongole
Contact: meena@student.edu
Meena Lakshmi
Class 8-A, Roll No. 07
Zilla Parishad High School, Ongole
Contact: meena@student.edu
మీ విశ్వాసపాత్రుడైన, మీనా లక్ష్మి, 8-A తరగతి, రోల్ నం. 07, ZPHS ఒంగోలు.
📝 Grammar Note: Email signature must include name, class, roll number, school, and contact email. More detailed than a letter signature.
FORMAL LETTER
Example 9 — Letter to Editor (Newspaper)
Through the columns of your esteemed newspaper, I wish to draw public attention to the deplorable condition of the roads near the Krishna river bridge in Ongole.
మీ ప్రతిష్ఠాత్మక వార్తాపత్రిక ద్వారా, ఒంగోలులో కృష్ణా నది వంతెన దగ్గర రోడ్ల దయనీయమైన స్థితిపై ప్రజల దృష్టిని ఆకర్షించాలనుకుంటున్నాను.
📝 Grammar Note: “Through the columns of your esteemed newspaper” — standard opening phrase for a letter to the editor. Must memorise this phrase.
FORMAL LETTER
Example 10 — Thanking and Assuring
I assure you that I will not repeat this mistake and will abide by all school regulations in the future. I am grateful for your kind understanding.
ఈ తప్పు మళ్ళీ చేయనని మీకు హామీ ఇస్తున్నాను మరియు భవిష్యత్తులో పాఠశాల నిబంధనలన్నింటినీ పాటిస్తాను. మీ దయగల అవగాహనకు కృతజ్ఞుడను.
📝 Grammar Note: “assure,” “abide by,” “grateful” — high-scoring formal vocabulary phrases for the closing paragraph.
5
Practice Exercise సాధన అభ్యాసాలు
📝 A. Fill in the Blank — Correct Part of the Letter (సరైన భాగం రాయండి)
Q1. In a formal letter, the part that comes immediately after the date is:
(a) Salutation (b) Receiver’s Address (c) Subject Line (d) Body
అధికారిక లేఖలో తేదీ తర్వాత వెంటనే వచ్చే భాగం?
Q2. The correct closing for a formal letter to the District Collector of Ongole is:
(a) “With love,” (b) “See you soon,” (c) “Yours faithfully,” (d) “Cheers,”
జిల్లా కలెక్టర్కు రాసే లేఖలో సరైన ముగింపు?
Q3. In an email, the receiver’s email address is typed in the:
(a) Subject field (b) CC field (c) To field (d) Body
ఇమెయిల్లో గ్రహీత చిరునామా ఏ ఫీల్డ్లో టైప్ చేయాలి?
Q4. Ravi is writing to his friend Sita in Vijayawada. Which salutation is correct?
(a) “Respected Sita,” (b) “To Whom It May Concern,” (c) “Dear Sita,”
Q5. How should the date “2nd June 2025” be written in a formal letter?
(a) 2/6/25 (b) 2nd June 2025 (c) 2nd June, 2025 (d) June 2, 25
అధికారిక లేఖలో తేదీ ఏ విధంగా రాయాలి?
📝 B. Identify — Which Part of the Letter? (లేఖ యొక్క ఏ భాగం?)
Q6. Identify the part: “Sub: Request for Medical Leave — Meena, Class 7-B” is the:
(a) Salutation (b) Subject Line (c) Opening Sentence (d) Closing
Q7. Identify the part: “12, Krishna Nagar Colony, Ongole – 523 001, Andhra Pradesh” is the:
(a) Receiver’s Address (b) Sender’s Address (c) Signature (d) Subject
📝 C. Correct the Error (తప్పు సరిదిద్దండి)
Q8. Find the mistake: A student writes to the Principal: “Hey Principal! I can’t come tomorrow cos I’m sick. Bye!”
Rewrite correctly:
Rewrite correctly:
తప్పులేమిటి? సరిదిద్దండి.
Q9. A student closes a formal letter to the Headmaster with: “With love, Ravi.” — What should the correct closing be?
హెడ్మాస్టర్కు రాసే లేఖ ముగింపు తప్పుగా ఉంది — సరిదిద్దండి.
Q10. In an email, a student writes the Subject as just: “Sub: Leave” — Rewrite a better Subject line:
Subject లైన్ సరిగ్గా లేదు — మెరుగైన Subject లైన్ రాయండి.
✅ Answer Key (సమాధానాలు)
Q1: (b) Receiver’s Address
Q2: (c) Yours faithfully,
Q3: (c) To field
Q4: (c) Dear Sita,
Q5: (c) 2nd June, 2025
Q6: (b) Subject Line
Q7: (b) Sender’s Address
Q8: “Respected Sir, I am unable to attend school tomorrow due to ill health. Yours obediently, Ravi.”
Q9: “Yours obediently, Ravi Kumar”
Q10: “Sub: Request for Leave — Ravi Kumar, Class 9-A, Roll No.12, ZPHS Ongole”
6
Practice Sentences నమూనా వాక్యాలు
Formal Letter — Purpose Statement
1. I am writing to respectfully bring to your kind notice that the library books at our school in Ongole have not been updated for the past three years.
ఒంగోలులోని మా పాఠశాల గ్రంథాలయ పుస్తకాలు గత మూడు సంవత్సరాలుగా నవీకరించబడలేదని మీ దృష్టికి వినయంగా తీసుకొచ్చే ఉద్దేశంతో రాస్తున్నాను.
📝 High-scoring opening phrase: “respectfully bring to your kind notice” — memorise this for the Board exam.
Informal Letter — Friendly Opening
2. It was such a delight to receive your letter last week — I read it three times! Amma was also very happy to hear that your family visited the Krishna river during Sankranti.
గత వారం నీ లేఖ అందడం చాలా సంతోషం కలిగించింది — నేను మూడుసార్లు చదివాను! సంక్రాంతిలో నీ కుటుంబం కృష్ణా నది దగ్గరికి వెళ్ళిందని విని అమ్మ కూడా చాలా సంతోషపడింది.
📝 Warm, personal tone with reference to a shared cultural event (Sankranti) — ideal for an informal letter.
Formal Letter — Request Sentence
3. I, therefore, humbly request your kind intervention in this matter and earnestly hope that appropriate action will be taken at the earliest.
కాబట్టి, ఈ విషయంలో మీ దయగల జోక్యాన్ని వినయంగా కోరుతున్నాను మరియు అత్యంత త్వరగా సరైన చర్య తీసుకుంటారని ఆశిస్తున్నాను.
📝 Standard formal request formula — “humbly request” + “at the earliest” — always use in Para 3.
Email — Subject Line + Opening
4. Sub: Application for Permission to Attend District Elocution Competition — Sita Devi, Class 10-A, Roll No. 05, ZPHS Ongole
Respected Madam, I am Sita Devi, a student of Class 10-A. I am writing to seek your kind permission to represent our school at the District Elocution Competition.
Respected Madam, I am Sita Devi, a student of Class 10-A. I am writing to seek your kind permission to represent our school at the District Elocution Competition.
విషయం: జిల్లా వక్తృత్వ పోటీలో పాల్గొనే అనుమతికి దరఖాస్తు — సీత దేవి, 10-A. గౌరవనీయమైన మేడమ్, నేను 10-A తరగతి విద్యార్థిని సీత దేవిని — మా పాఠశాల తరపున జిల్లా వక్తృత్వ పోటీలో పాల్గొనే అనుమతి కోరుతున్నాను.
📝 Full Subject line in the email field + Para 1 opening — board exam model format.
Letter to Editor — Opening Line
5. Through the columns of your esteemed newspaper, I wish to highlight the urgent need for a pedestrian bridge across the Krishna river near Ongole town for the safety of school children.
మీ ప్రతిష్ఠాత్మక వార్తాపత్రిక ద్వారా, ఒంగోలు పట్టణం దగ్గర కృష్ణా నదిపై పాఠశాల పిల్లల భద్రత కోసం పాదచారుల వంతెన అత్యవసరమని తెలియజేయాలనుకుంటున్నాను.
📝 “Through the columns of your esteemed newspaper” — this is the compulsory opening for ALL letters to the editor. Never change it.
7
Memory Tip గుర్తు పెట్టుకోండి
గుర్తు పెట్టుకోండి! — The “SADSBCS” Formula
“Super Ants Dance Slowly But Climb Swiftly”
S
Sender’s Address
పంపినవారి చిరునామా
A
Date
తేదీ
D
Receiver’s Address
గ్రహీత చిరునామా
S
Subject Line
విషయం
B
Salutation
అభివాదం
C
Body (3 Paras)
విషయ వివరణ
S
Close & Sign
ముగింపు + సంతకం
Remember the sentence: “Super Ants Dance Slowly But Climb Swiftly”
Each word = one part of the formal letter — in the correct order!
“Super Ants Dance Slowly But Climb Swiftly” — ఈ వాక్యం గుర్తుంటే అధికారిక లేఖ యొక్క ఏడు భాగాలు మరచిపోరు!
8
Common Errors by Telugu Students తెలుగు విద్యార్థులు చేసే సాధారణ తప్పులు
❌ Error 1 — Missing Subject Line in Formal Letter
Respected Sir, I am writing to request leave. [No Subject Line written]
✅ Correct
Respected Sir,
Sub: Request for Two Days’ Leave of Absence
I am writing to…
Sub: Request for Two Days’ Leave of Absence
I am writing to…
Mistake: Many Telugu students forget the Subject line entirely in formal letters. In Board exams, the Subject line carries marks and its absence immediately signals a format error.
విద్యార్థులు “Sub:” లైన్ రాయడం మర్చిపోతారు. పరీక్షలో Subject లైన్ లేకుండా మార్కులు తగ్గుతాయి. ఇది salutation కు ముందు రాయాలి.
విద్యార్థులు “Sub:” లైన్ రాయడం మర్చిపోతారు. పరీక్షలో Subject లైన్ లేకుండా మార్కులు తగ్గుతాయి. ఇది salutation కు ముందు రాయాలి.
❌ Error 2 — Wrong Closing for Formal Letter
Letter to Principal ends with: “With love, Ravi” / “Your friend, Ravi” / “Bye, Ravi”
✅ Correct
“Yours obediently,
Ravi Kumar
Class 9-A, Roll No. 12″
Ravi Kumar
Class 9-A, Roll No. 12″
Mistake: Using informal closings (“With love,” “Your friend”) in a formal letter to the Principal or Collector. This is one of the most common and mark-losing errors.
అధికారిక లేఖలో “With love” లేదా “Your friend” రాయకూడదు. Principal/Collector కు రాస్తే “Yours obediently,” లేదా “Yours faithfully,” మాత్రమే రాయాలి. తరగతి, రోల్ నంబర్ కూడా రాయాలి.
అధికారిక లేఖలో “With love” లేదా “Your friend” రాయకూడదు. Principal/Collector కు రాస్తే “Yours obediently,” లేదా “Yours faithfully,” మాత్రమే రాయాలి. తరగతి, రోల్ నంబర్ కూడా రాయాలి.
❌ Error 3 — Writing Dates as Numbers (Numerals) in Formal Letters
“15/5/2025” or “15-05-25” written as the date in the letter
✅ Correct
“15th May, 2025” — always write the date in full, with the month in words
Mistake: Telugu students habitually write dates as “15/5/25” in the habit of filling forms. In formal letters, dates must be written in the format: Day (with suffix) + Month (in full) + Year.
తేదీని “15/5/25” అని రాయకూడదు. అధికారిక లేఖలో “15th May, 2025” అని రాయాలి — నెల పేరు పదాల్లో రాయాలి.
తేదీని “15/5/25” అని రాయకూడదు. అధికారిక లేఖలో “15th May, 2025” అని రాయాలి — నెల పేరు పదాల్లో రాయాలి.
❌ Error 4 — Writing the Sender’s Address AFTER the Date
[Date written first, then Sender’s address — wrong order!]
15th May, 2025
12, River View, Ongole
15th May, 2025
12, River View, Ongole
✅ Correct Order
12, River View Colony, Ongole – 523 001
15th May, 2025
15th May, 2025
Mistake: Students sometimes write the date before the sender’s address. The correct order is ALWAYS: Sender’s Address → Date → Receiver’s Address → Subject → Salutation → Body → Close.
తేదీని చిరునామాకు ముందు రాయడం తప్పు. సరైన క్రమం: పంపినవారి చిరునామా → తేదీ → గ్రహీత చిరునామా → Subject. “SADSBCS” ఫార్ములా గుర్తు పెట్టుకోండి!
తేదీని చిరునామాకు ముందు రాయడం తప్పు. సరైన క్రమం: పంపినవారి చిరునామా → తేదీ → గ్రహీత చిరునామా → Subject. “SADSBCS” ఫార్ములా గుర్తు పెట్టుకోండి!
📋 Quick Reference Card — Formal Letter Checklist (పరీక్ష ముందు ఈ చెక్లిస్ట్ చూడండి)
| Part (భాగం) | What to Write (ఏమి రాయాలి) | Common Mistake ❌ |
|---|---|---|
| Sender’s Address | Full address — House No., Area, City, PIN | Writing only city name |
| Date | 15th May, 2025 (month in words) | 15/5/25 (numerals only) |
| Receiver’s Address | Designation, School/Office, City | Using only “Principal” |
| Subject | Sub: [Clear, one-line purpose] | Missing or too vague |
| Salutation | “Respected Sir,” / “Dear Madam,” | “Hey Sir,” / “Hi!” |
| Body | 3 paragraphs — Intro, Details, Request | All in one paragraph |
| Closing + Sign | “Yours obediently,” + Name + Class + Roll | “With love,” / No roll no. |